この記事では、すぐ実践できるタスクの優先順位の付け方を紹介します。
優先順位をつける目的を明確にする
タスク管理の目的は、すべてをこなすことではなく、限られた時間で最大の成果を出すことです。そのためには、まず自分の仕事やプロジェクトのゴールを明確にする必要があります。目的を明確化するだけで、どのタスクを優先すべきかが見えてきます。
緊急度と重要度で判断する
優先順位を決める定番の方法が、アイゼンハワー・マトリクスです。これはタスクを緊急度と重要度で4つの象限に分けて整理する手法です。
・重要かつ緊急：今すぐ取り組む
・重要だが緊急ではない：計画的に進める
・緊急だが重要ではない：可能なら委任する
・重要でも緊急でもない：思い切って削除する
このマトリクスを使うことで、今すぐやるべきことと、後回しにしてもいいことが明確になります。
タスクを細分化して見える化する
優先順位を正しく判断するためには、タスクを大まかにせず、細かく分けてリスト化することが重要です。資料作成と書くだけでは、どの部分にどれだけの時間がかかるか分かりません。資料構成を決めるや、データを集める、スライドを作るといった小さなタスクに分けることで、正確な見積もりと優先順位の判断が可能になります。
時間とエネルギーの配分を考慮する
タスクは時間だけでなく、集中力や体力といったエネルギーの消費量でも考えることが大切です。自分のパフォーマンスの波を把握し、最適な時間帯に重要な仕事を配置することで効率が上がります。定期的に見直すことで優先順位のズレを防ぐ
一度決めた優先順位も、状況の変化によって意味を失うことがあります。週の終わりや朝のスタート時にタスク一覧を見直し、本当に今それが最優先なのか、を確認する習慣をつけましょう。この見直しを怠ると、気づかぬうちに緊急だけど価値の低い仕事に追われてしまいます。
タスクの優先順位をつけるコツは、目的を明確にし、重要度で判断し、常に見直すことです。
忙しさに流されるのではなく、自分の時間を選択する意識を持つことで、仕事の質も成果も格段に上がります。
ただタスクをこなすのではなく、優先順位を戦略的に決める習慣を取り入れてみてはいかがでしょうか。