この記事では、それらについて紹介します。
バーチャルオフィスのメリット
コスト削減実際のオフィススペースを借りるよりはるかに安価です。
また、敷金や礼金、家具購入などの初期費用が不要であり、光熱費や通信費、清掃費用などもかかりません。
一等地の住所を利用可能
東京や大阪など都心の一等地住所を名刺や登記に使用可能です。
それは、信頼感やブランドイメージの向上につながります。また、自宅の住所を公開したくない場合にも安心です。
柔軟な働き方の実現
自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、どこでも働くことができます。
リモートワークに完全対応なので、通勤が不要となり、時間の有効活用が可能となります。
法人登記ができる
バーチャルオフィスの多くは法人登記に対応しています。
会社設立の手続きや、銀行口座の開設にも使用可能な住所です。
秘書や電話代行サービスの利用
専門のスタッフに電話対応や郵便物の受け取りや転送を代行してもらえます。
そうすれば、顧客対応の質を維持しつつ、業務に集中できるでしょう。
プライバシー保護
自宅の住所や電話番号を公開する必要がありません。
これは、個人事業者にとっては重要なメリットでしょう。
短期間でも利用可能
契約の内容によっては、短期間でも利用できます。
プロジェクト単位での利用や、創業の準備段階に最適でしょう。
バーチャルオフィスのデメリットとその対策
信用面の不安一部の企業や金融機関では、バーチャルオフィスを利用しているだけで、「信用が低い」と判断され、金融審査や法人銀行口座開設で不利になることもあるようです。
対策としては、企業に向けては、実績や事業内容をしっかりと伝えるために会社案内や事業計画書を準備し、信用を得ることです。しかし、バーチャルオフィスを利用しているからっと言って信用できないという企業と取り引きをする価値があるかどうかは疑問です。金融機関に向けては、口座開設などがオプションでついているのバーチャルオフィスを選ぶと、問題にはならないでしょう。
来客対応ができない
基本的に物理的なオフィスがないため、顧客や取引先との面談が難しいです。
対策としては、会議室や商談スペースを提供しているバーチャルオフィスを選ぶか、コワーキングスペースを併設したタイプを利用することでしょう。また、ツール(Zoomなど)を積極的に活用することもおススメです。
郵便物の受け取りにタイムラグがある
バーチャルオフィスに届いた郵便物を確認するまでに時間がかかります。
対策としては、郵便物の転送頻度を自由に設定できるサービスを選んだり、郵便物をスキャンなどですぐに確認できるサービスを活用することです。
一部の行政手続きや口座開設で制限がある
一部の自治体ではバーチャルオフィスを登記住所として認めない場合もあり、銀行口座開設も審査が厳しくなることがあります。
対策としては、事前に登記や銀行の利用可否を確認することです。
必要に応じてバーチャルオフィスと自宅の住所を使い分けるというのもいいかもしれません。
スタッフやチームメンバーとの連携がしづらい
物理的に同じ空間で働かないため、チーム作業や連携が困難になることもあるかもしれません。
対策としては、メッセージアプリやタスク管理ツールを活用したり、積極的にコミュニケーションを取るようにすることです。