この記事では、毎日忙しい人でも続けられるスケジュール管理に失敗しないコツを、解説します。
やるべきことよりやらないことを決める
スケジュール管理で多くの人が陥るのは、やることを詰め込みすぎることです。まず最初にすべきは、やらないことを明確にすることです。不要な会議、優先度の低い雑務、SNSのチェックなど、時間を奪う要素を削ることで、本当に必要なタスクに集中できます。
ビジネスパーソンにおすすめなのが、ノーリスト（やらないことリスト）の作成です。朝の1時間はメールを開かないなど、自分の集中時間を守るルールを設けるだけで、スケジュールの破綻を防げるでしょう。
タスクは時間ではなくエネルギーで区切る
スケジュールを立てる際、9時から会議や、10時から資料作成と時間単位で管理していませんか。実は、時間ベースの管理はエネルギーの波を無視しており、効率を下げる原因になります。ポイントは、自分の集中力のリズムを知ることです。朝に頭を使う仕事を集中して行い、午後は単純作業やコミュニケーションにあてるなど、エネルギーの高低に合わせた計画を立てることで、スケジュールが崩れにくくなります。
完璧な計画より修正前提の計画を立てる
スケジュール管理が苦手な人ほど、完璧な1日を目指しがちです。しかし、予期せぬトラブルや急な依頼は必ず発生します。重要なのは、最初から崩れる前提の計画を立てることです。1日のうち1〜2時間を予備時間として確保しておくや、タスクを80%だけ埋めて余白を持たせる、などの方法が有効です。これにより、突発的な出来事があってもリズムを崩さずに対応できるでしょう。
ツールは便利さより続けやすさで選ぶ
最近はスケジュール管理アプリが豊富にありますが、どんなに高機能でも続かないものは意味がありません。大切なのは、自分の行動スタイルに合うツールを選ぶことです。紙の手帳が向いている人もいれば、GoogleカレンダーやNotionのようなデジタルツールが合う人もいます。試しながら最も自然に記録できる方法を見つけることが、長続きする秘訣です。
1日の終わりに振り返り時間を作る
スケジュール管理の成功は、振り返りによって積み重なります。1日の終わりに5分でもいいので、今日できたことやできなかったことを整理しましょう。うまくいかなかった原因を分析し、翌日の改善に活かすことで、計画の精度がどんどん上がっていきます。
この習慣が身につくと、立てたスケジュールを実行できる人へと自然に変わっていきます。
スケジュール管理は習慣化で成功する
スケジュール管理に失敗しないためには、完璧さを追求するよりも、続けられる仕組みを作ることです。
やらないことを決め、エネルギーに合わせて動き、修正前提で計画を立て、使いやすいツールを活用し、毎日少しだけ振り返ることをを意識するだけで、スケジュールに追われる日々から自分で時間をコントロールする日々へと変わります。
あなたの時間を取り戻す第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。